Kupas Tuntas Modul ERP: Fungsi dan Cara Kerjanya

Di jaman yang serba cepat dan sangat mengdepankan teknologi seperti sekarang ini, perusahaan dituntut untuk bergerak cepat, efisien, dan terintegrasi. Pengelolaan data yang tersebar di berbagai departemen perushaan mulai dari keuangan, produksi, hingga SDM sering kali menjadi tantangan besar bagi banyak organisasi. Di sinilah peran ERP atau Enterprise Resource Planning menjadi sangat krusial.

ERP bukan hanya sekadar software biasa. Ia adalah sistem terpadu yang menghubungkan berbagai fungsi bisnis dalam satu platform memungkinkan perusahaan untuk mengelola proses secara ­real-time, akurat, dan efisien. Namun, banyak orang masih belum memiliki fungsi spesifik dan saling mendukung satu sama lain. Dalam blog kali ini, kita akan mengupas tuntas modul-modul utama dalam sistem ERP beserta fungsi dan bagaimana cara kerjanya dalam praktik.

by Kayla Ayu Yandira | 06 Agustus 2025

1.Modul Keuangan dan Akuntansi 📊

Modul keuangan dan akuntansi merupakan inti dari sistem ERP karena mencakup seluruh aktivitas yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan perusahaan. Modul ini mencatat setiap transaksi keuangan secara otomatis, mulai dari pembelian, penjualan, pembayaran, hingga penerimaan. Selain itu, modul ini juga menyediakan fitur untuk menyusun laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan arus kas.

Fungsi :
Mencatat dan mengelola semua transaksi keuangan perusahaan.
Menyusun laporan keuangan seperti laporan posisi keuangan (neraca), laporan laba rugi, dan laporan arus kas.
Mengelola anggaran, aset tetap, dan depresiasi.
Menghitung pajak dan pelaporan ke otoritas terkait.
Cara Kerja :
Setiap transaksi dari modul lain (misalnya penjualan atau pembelian) otomatis akan masuk ke sistem keuangan.
Sistem akan mengklasifikasikan transaksi sesuai akun-akun yang telah ditentukan dalam chart of accounts.
Laporan keuangan dapat dihasilkan secara real-time dan disesuaikan dengan periode tertentu.
Sistem juga dapat mengatur jadwal pembayaran, menjadi pengingat tagihan, dan rekonsiliasi bank.
2.Modul Sumber Daya Manusia 👥

Modul SDM dalam ERP berfunsi untuk mengelola seluruh aspek yang berkaitan dengan tenaga kerja, mulai dari data pribadi karyawan, riwayat pekerjaan, absensi, penggajian, hingga pengembangan karier. Modul ini juga mendukung proses rekrutmen, pelatihan, dan penilaian kinerja secara sistematis.

Fungsi :
Mengelola seluruh aspek terkait karyawan, termasuk data pribadi karyawan, absensi, penggajian, dan penilaian kinerja karyawan menjadi lebih sistematis dan efisien.
Memantau kinerja dan pengembangan karir agar lebih terstruktur.
Dapat menghitung gaji secara otomatis dan akurat serta mengurangi kesalahan manual.
Cara Kerja :
Karyawan melakukan absensi melalui sistem (fingerprint, RFID, atau aplikasi).
Data absensi otomatis akan terhubung ke sistem penggajian.
HR dapat mengatur jadwal pelatihan, penilaian, dan promosi melalui dashboard.
Sistem juga mendukung proses rekrutmen dari pengumuman lowongan hingga seleksi kandidat.
3.Modul Inventaris dan Manajamen Gudang 📦

Modul ini berperan penting dalam mengelola persediaan barang dan aktivitas pergudangan. Sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk melacak jumlah stok, lokasi penyimpanan, pergerakan barang, serta status ketersediaan secara real-time. Modul ini juga dilengkapi dengan fitur pengaturan reorder point, forecasting kebutuhan barang, dan manajemen batch atau serial number.

Fungsi :
Mengelola semua aktvitas terkait barang dan pergudangan seperti pencatatan stok masuk dan keluar, monitoring stok secara real-time, dan forecasting kebutuhan barang dan reorder point.
Memastikan stok selalu terpantau untuk menghindari kelebihan atau kekurangan barang.
Mengurangi biaya penyimpanan dan kehilangan barang.
Fungsi :
Setiap barang yang masuk atau keluar dicatat melalui barcode atau RFID.
Sistem akan menghitung jumlah stok dan memberi peringatan jika stok rendah.
Gudang dapat diatur berdasarkan zona, rak, atau kategori barang.
Data inventaris akan terhubung langsung dengan modul penjualan dan produksi.
4.Modul Produksi 🏭

Modul produksi dirancang untuk membantu perusahaan dalam merencanakan, mengendalikan, dan memantau proses produksi. Modul ini mencakup pengelolaan Bill of Materials (BoM), perencanaan kapasitas produksi, penjadwalan kerja, serta pemantauan penggunaan bahan baku dan hasil produksi.

Fungsi :
Mengelola seluruh proses manufaktur termasuk perencanaan produksi, pengelolaan Bill of Materials (BoM), dan pemantauan proses produksi dan hasil akhir.
Mengurangi pemborosan bahan baku dan waktu.
Meningkatkan kualitas dan konsistensi produk.
Cara Kerja :
Sistem akan menerima data permintaan dari modul penjualan.
Berdasarkan BoM, sistem dapat menghitung kebutuhan bahan baku.
Jadwal produksi disusun otomatis sesuai dengan kapasitas mesin dan tenaga kerja.
Proses produksi akan dipantau dan dicatat otomatis, termasuk hasil dan sisa bahan.
5.Modul Customer Relationship Management (CRM) 🤝

Modul CRM bertujuan untuk mengelola hubungan perusahaan dengan pelanggan secara lebih strategis. Modul ini mencatat semua interaksi dengan pelanggan, termasuk riwayat pembelian, permintaan layanan, keluhan, dan preferensi. Data ini kemudian digunakan untuk menyusun strategi pemasaran, penjualan, dan layanan yang lebih personal dan efektif.

Fungsi :
Mengelola semua hubungan dengan pelanggan yang meliputi penyimpanan data pelanggan, peluang penjualan, serta penanganan keluhan dan permintaan layanan.
Meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.
Membuat strategi pemasaran agar lebih tepat sasaran
Cara Kerja :
Setiap interaksi dengan pelanggan dicatat dalam sistem.
Sistem akan menganalisis data untuk memberikan rekomendasi produk atau layanan.
Tim penjualan dapat memantau status prospek dan follow up secara sistematis.
Layanan pelanggan dapat ditangani lebih cepat dan terdokumentasi lebih rapi.
6.Modul Manajamen Pengadaan (Procurement) 🚚

Modul ini mengelola seluruh proses pengadaan barang dan jasa, mulai dari permintaan pembelian internal, pemilihan vendor, negosiasi harga, hingga penerimaan barang. Sistem ERP memungkinkan proses pengadaan dilakukan secara transparan dan terdokumentasi dengan baik.

Fungsi :
Mengelola seluruh proses pembelian barang dan jasa termasuk permintaan dan pembelian dari departemen internal, negosiasi harga dan kontrak, dan pencatatan faktur.
Mengontrol biaya pembelian menjadi lebih baik dengan pemilihan vendor yang profesional.
Mendokumentasikan pembelian lengkap dan mudah diakses.
Cara Kerja :
Departemen mengajukan permintaan pembelian melalui sistem.
Sistem akan memilih vendor berdasarkan histori dan kriteria tertentu.
Proses persetujuan dilakukan secara digital.
Barang diterima dan dicatat, lalu faktur akan dikirim ke modul keuangan
7.Modul Penjualan dan Distribusi 🛒

Modul ini mengelola seluruh aktivitas penjualan, mulai dari pencatatan pesanan, pengiriman barang, pembuatan faktur, hingga proses retur. Sistem ERP memungkinkan integrasi antara data pelanggan, inventaris, dan logistik, sehingga proses penjualan dapat berjalan lebih cepat dan akurat.

Fungsi :
Mengelola seluruh proses penjualan dan distribusi barang seperti pencatatan pesanan pelanggan, pengiriman barang, dan analisis penjualan serta perencanaan promosi.
Meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pengiriman tepat waktu.
Data penjualan membantu strategi bisnis.
Cara Kerja :
Pesanan masuk dari pelanggan melalui sistem (manual atau online).
Sistem akan memeriksa ketersediaan barang dan mengatur pengiriman.
Faktur dibuat secara otomatis dan dikirim ke pelanggan.
Jika ada retur, sistem akan mencatat dan mengatur pengembalian barang serta dana.
8.Modul Business Intelligence (BI) 📈

Modul BI merupakan alat analisis yang mengolah data dari seluruh modul ERP menjadi informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. Modul ini menyajikan data dalam bentuk dashboard interaktif, grafik, dan laporan yang mudah dipahami oleh manajemen.

Fungsi :
Mengelola data dari seluruh sistem ERP menjadi informasi analitis seperti laporan kinerja perusahaan dan prediksi bisnis ke depan serta simulasi scenario bisnis.
Mengidentifikasi peluang dan risiko bisnis secara dini.
Memantau kinerja perusahaan secara menyeluruh.
Cara Kerja :
Sistem mengumpulkan data dari semua modul ERP.
Data yang telah dikumpulkan akan diolah menjadi grafik, table, dan indicator kinerja.
Manajemen dapat menyususn laporan dan simulasi berdasarkan data aktual.
Dashboard dapat disesuaikan sesuai kebutuhan pengguna.

Kesimpulannya, sistem ERP merupakan fondasi penting dalam pengelolaan bisnis modern. Dengan memahami fungsi, manfaat, dan cara kerja dari masing-masing modul, perusahaan dapat mengimplementasikan ERP secara lebih efektif dan sesuai dengan kebutuhan operasionalnya. Delapan modul utama yang telah dibahas di atas menunjukkan bagaimana ERP mampu menyatukan berbagai aspek bisnis dalam satu sistem yang terintegrasi, efisien, dan berbasis data.

Investasi dalam sistem ERP bukan hanya soal teknologi, tetapi juga tentang membangun pondasi manajemen yang kuat untuk pertumbuhan jangka panjang.